Eigene Konzepte erstellen

Eigene hybride Konzepte zu entwickeln kann abschreckend und überfordernd wirken. In diesem Artikel des Ratgebers möchten wir deshalb auf einige Vorarbeiten eingehen, die wir getroffen haben, während wir hybride Veranstaltungen planten.

Grundidee

Ein komplettes Konzept aus dem Boden zu stampfen, gestaltet sich oftmals schwierig. Grundsätzlich kann vieles hybride umgesetzt werden, die Frage ist nur, wie kompliziert wird es werden? Im Rahmen unserer Veranstaltungen kristallisierte sich heraus, dass insbesondere Veranstaltungen, die vorher analog stattfanden, erfolgreich hybrid durchgeführt werden konnten. Daher bietet es sich an, die eigenen Konzepte um hybride Strukturen zu erweitern, anstatt komplett neue Konzepte zu entwerfen. Ansonsten könnten natürlich unsere Methoden als Grundlage für hybride Veranstaltungen dienen. 

Zielpublikum einbinden

Hybride Konzepte sind nur so gut, wie sie angenommen werden. Nicht jedes Publikum nimmt gerne an solchen Veranstaltungen teil. Die Thematik und auch die Bereitschaft, digital zugeschaltet zu werden, sollte im Voraus besprochen werden. Dies ist vor allem bei Veranstaltungen mit mehreren Terminen hilfreich, damit die Anzahl der Teilnehmenden nicht von Sitzung zu Sitzung sinkt.

Es bietet sich an, sich bei der Wahl des Kommunikationstools an der Zielgruppe zu orientieren. So steigt erfahrungsgemäß die Bereitschaft teilzunehmen, wenn eine bereits genutzte Plattform eingebunden wird. Dies stellt jedoch oft einen Balanceakt, zwischen der Lebenswelt der Teilnehmenden und der Medienkompetenz des durchführenden Personal, dar. So sollten Tools verwendet werden, mit denen diese auch vertraut sind, oder bei denen sich in kurzer Zeit weitergebildet werden kann. Bei Jugendlichen ist die Plattform Discord Beispielsweise beliebt.

Zweitkanal eröffnen

Kommunikation mit den digital Zugeschalteten über ein Tool ist bisweilen Fehleranfällig. Es lohnt sich, einen zweiten Kanal zu eröffnen, über den die Teilnehmenden erreicht werden können. Dieser kann in Form eines anderen Tools oder einer simplen Telefon- oder E-Mailliste vorliegen. Ein solcher Zweitkanal kann zusätzlich für Absprachen und Techniksupport verwendet werden.

Arbeitsaufteilung

Ein Team für die Durchführung größerer Veranstaltungen ist unerlässlich, da gewisse Arbeitsbereiche abgedeckt werden müssen. So ist häufig ein Techniksupport für die Teilnehmenden nötig, oder ein Livechat muss moderiert werden. Beim Konzipieren gilt es, Teilbereiche zu definieren, die von anderen Arbeitskolleg*Innen abgedeckt werden sollen. 

Technikprüfung

Technik ist zentral bei hybrider Konzeption. Daher ist es sehr wichtig, diese immer wieder zu kontrollieren. Es sollte vor der Veranstaltung genug Zeit eingeplant werden, um etwaige Probleme der Hardware und Software zu beseitigen. Es bietet sich an, die häufiger auftretenden Probleme zusammen mit Lösungen zu dokumentieren. So könnte ein Plan entstehen, wann z.B. Software Updates heruntergeladen werden.

Da je nach hybridem Konzept die Technik von Teilnehmenden mit eingebracht werden soll, ist es Ratsam, diesen Teilnehmenden im Vorfeld die bekannten Fallstricke des Konzeptes offenzulegen, oder wenn möglich, die Technik im Vorfeld mit den Teilnehmenden zusammen zu kontrollieren.

Checkliste erstellen

Hybride Jugendarbeit kann aufwendig sein. Es bietet sich für Veranstaltungen an eine Checkliste anzufertigen, die die Programmpunkte mit der jeweiligen genutzten Plattform verknüpft. Ein Ablaufplan mit zugeordneter Hardware und Software hilft den Teilnehmenden und bietet dem eigenen Personal eine Struktur.

Eigene Fähigkeiten einschätzen

Für die Planung einer Veranstaltung ist es unerlässlich, seine eigenen Fähigkeiten richtig einzuschätzen. Eine Veranstaltung sollte nicht so geplant werden, dass sie die durchführenden Kräfte überfordert. Dies gilt nicht nur für den Umgang mit Software und Hardware, sondern auch für die kommunikativen Kompetenzen, denn das moderieren hybrider Veranstaltungen kann herausfordern.

Veranstaltungen reflektieren

Die eigene Umsetzung einer Veranstaltung zu reflektieren ist zentral um weitere Veranstaltungen zu planen. So müssen eventuelle Fehlschläge oder Probleme analysiert und aufgearbeitet werden, oder positive Erfahrungen festgehalten und für zukünftige Konzepte beibehalten werden. Thematisiert werden sollte dabei, wie die Kommunikation um die Veranstaltung herum stattfand und wie die ausgewählte Technik funktionierte. Zudem bietet es sich an, die Teamarbeit zu reflektieren und eventuelle Kompetenzen herauszuarbeiten, die noch zu erlernen oder zu verbessern sind.

Autor: Joël Beyer